MANAJEMEN ORGANISASI
1.a. Pendahuluan
Pengorganisasian :
- Mengusahakan hubungan secara efektif antar orang-prang yang melahirkan kerjasama yang efisien sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan
Dengan kata lain, suatu tugas yang dikerjakan secara terorganisir seharusnya terselesaikan dengan lebih baik dan lebih cepat daripada tugas yang sama yang dikerjakan dengan tidak terorganisir.
Maka jika kita “berorganisasi” tetapi hasil kerja kita tidak lebih baik dan lebih cepat dibandingkan pekerjaan orang lain; maka dapat dikatakan kita belum bisa berorganisasi.
- Management Organisasi merupakan ilmu yang sangat luas (diantaranya meliputi cara menjalankan organisasi, membangun sebuah tim, menetapkan anggaran belanja organisasi, merencanakan program kerja, mengalokasikan sumber daya, problem solving, effective planning, productive meeting, teknik kepanitiaan dll)
- Maka materi kali ini akan difokuskan pada teknik kepanitiaan kegiatan
1.b. Teknik Kepanitiaan Kegiatan
Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
Urutan kerja kepanitiaan (standar) suatu kegiatan/program adalah :
- Munculnya ide/rencana kegiatan/program
- Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
- Persiapan kegiatan
- Pelaksanaan kegiatan
- Evaluasi
1.b.i. Urutan Kerja Kepanitiaan I : MEMUNCULKAN IDE
Salah satu cara membangun rencana kegiatan adalah sbb :
- Menentukan Tujuan (Visi)
- Menentukan Sasaran-sasaran Antara (Misi); dilakukan jika dirasa perlu
- Merencanakan kegiatan/aktivitas yang perlu dilakukan agar tujuan tercapai.
Tetaplah berada pada bagian ini sampai anda mengetahui “Bagaimana cara anda mencapai tujuan anda.”
Kegiatan yang direncanakan hendaknya :
· Bervariasi, kreatif dan menarik
Karena manusia akan bosan dengan kegiatan yang monoton
- Secara terencana melaksanakan kegiatan kolosal dan partisipatif
Untuk mengukuhkan peran dan eksistensi organisasi
4. Menentukan waktu pelaksanaan kegiatan/aktivitas tersebut.
Contoh I (Visi Besar) :
Tujuan : Dakwah Islam
Sasaran Antara :
1. Dakwah bagi umum agar tetap berada pada nilai-nilai Islami
Alternatif aktivitas :
- Kegiatan peringatan moment-moment Islami
- Penerbitan bulletin dwi mingguan
- Bursa buku
2. Propaganda bagi umum agar termotivasi untuk mempelajari Islam secara intensif (mengajak siswa-siswa untuk menjadi anggota)
Alternatif aktivitas :
- MOS
- Studi Islam Intensif/Pesantren Kilat
- Tafakur Alam
3. Pembinaan anggota
Alternatif aktivitas
- Mentoring rutin mingguan
- Training-training
- Perkemahan Pemuda Musliml
Contoh II (Visi Spesifik) :
Visi : Usaha eliminasi budaya pergauluan bebas, zina mata dan budaya berpakaian ketat
Misi :
1. Persiapan Fikrah dan Wawasan Panitia
Aktivitas-aktivitas :
- Tugas mengumpulkan informasi (dari buku, majlis ta’lim, dll)
- Melaksanakan diskusi-diskusi sharing informasi
- Forum pengkajian (mengundang ustadz)
- Sosialisasi dalam mentoring
2. Sosialisasi Syari’at Islam dalam Masalah ini
Aktivitas-aktivitas :
- Pengerahan rohis kelas dalam kegiatan ta’lim kelas
- Pengadaan madding kelas
- Penyebaran brosur
- Da’wah fardiyah
- e. Pengadaan SIM penunjang (spanduk, poster dll)
- f. Forum pengkajian umum rutin (kuliah sabtu sore rutin)
- g. Tabligh akbar
- Sayembara membuat artikel mengenai masalah ini
- Membangun opini melalui jajak pendapat
- Request tema khutbah Jum’at
3. Pembatasan Ruang Gerak
Aktivitas :
a. Sosialisasi pelaksanaan Kampanye Hari Adab Islam
4. Penolakan Keras dan Perang Total
Aktivitas-aktivitas :
- Penuntutan kepada sekolah untuk melarang keras ketiga hal tersebut
- Pengerahan kekuatan SIM
- Demonstrasi
Hasil dari perencanaan kegiatan ini dapat berupa program kerja organisasi.
Tips-tips dalam membangun ide/rencana kegiatan yang kreatif :
· Kumpulkan ide sebanyak mungkin
Cara terbaik untuk mendapatkan ide yang bagus adalah mendapatkan ide yang banyak. Dari seratus ide, sembilan puluh sembilan di antaranya mungkin bukan ide yang bagus, tetapi ide yang ke 100 mungkin akan mengubah dunia. JJJ
· Kumpulkan ide-ide yang berbeda (jangan terperangkap dengan satu pola pikir saja)
Semakin gencar membicarakan berbagai kemungkinan/kerangka-kerangka pikir, semakin tinggi kesempatan untuk merebut kreatifitas baru. Seringkali hambatan ke arah pemecahan kreatif adalah pikiran sempit yang terpusat dalam satu kerangka pikir.
· Jangan menilai ide-ide terlalu dini
Kita mungkin pernah mengalami bahwa ide kita dihancurkan oleh sebuah kritik negatif sebelum sempat dikembangkan. Carilah sebanyak-banyaknya penilaian positif terhadap suatu ide sebelum memberikan satu penilaian negatif.
· Bermainlah dengan ide-ide
Jangan takut mengeluarkan ide yang aneh. Seringkali ide terbaik muncul dari ide yang paling aneh.
· Jangan panik jika suatu ide kreatif itu lambat munculnya
1.b.ii. Urutan Kerja Kepanitiaan II : RAPAT AWAL
Persiapan rapat :
- Menentukan waktu dan tempat rapat
- Memilih peserta dan mengundangnya
Perangkat-perangkat Rapat :
1. Pimpinan Rapat
Dengan tugas :
- Membuka rapat
- Menjelaskan tujuan rapat / masalah yang hendak dibahas
- Memfasilitasi pembicaraan, merangsang kontribusi peserta, membatasi alur pembicaraan
- Menyimpulkan dan menutup
2. Notulen
Hal-hal yang perlu dicatat : waktu dan tanggal rapat, nama pimpinan rapat, presensi peserta rapat, agenda yang dibahas, hasil-hasil rapat, tanda tangan pengesahan.
3. Agenda rapat
4. Peralatan penunjang (misalnya papan tulis)
Agenda (standard) rapat awal [hal-hal umum yang biasanya dibahas) :
1.Penentuan deskripsi kegiatan umum yang belum terdefinisi
Pada program kerja mungkin masih ada deskripsi kegiatan yang belum terdefinisi (bentuk kegiatan, nama kegiatan, dll)
2.Scheduling
Standard time schedule :
Aktivitas | Waktu | |||
I | II | III | … … | |
A | ||||
B | ||||
……. | ||||
3. Strukturisasi Team
· Yang pertama kali dipilih biasanya adalah ketua
· Dalam struktur biasanya yang selalu ada adalah sekertaris dan bendahara (Wakil dapat diadakan sesuai dengan kebutuhan)
· Bidang-bidang yang ada disesuaikan dengan detail langkah yang perlu dilaksanakan (rujukan pada time schedule)
· Usahakan padat karya dan jangan ada yang terlalaikan
· Sistem komanda (kontrol, evaluasi, disiplin) yang dapat dilakukan :
- Langsung kepada ketua
- Melalui koordinator
· Jika SDM kurang, maka dapat dilaksanakan fungsi yang merangkap
4. Job Description
Acuan job description dapat melalui time schedule yang telah ada.
Tujuan dari pendeskripsian tugas :
- Agar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang harus diselesaikannya
- Agar tidak ada tumpang tindih tugas
- Agar tidak ada tugas yang terlalaikan
- Agar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus menunggu komando dari ketua)
- Agar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat mereka mengetahui apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan)
5. Penentuan agenda lain yang baru dapat diselesaikan setelah ada struktus panitia (anggaran dana misalnya)
Kegiatan pasca rapat :
Sosialisasi hasil rapat pada peserta yang berhalangan datang.
1.b.iii. Urutan Kerja Kepanitiaan III : PERSIAPAN KEGIATAN
Beberapa hal dasar yang perlu diperhatikan dalam persiapan kegiatan
- Melaksanakan time schedule dan job description
Setiap panitia dituntut untuk berinisiatif (tidak menunggu disuruh baru bekerja) dan kreatif (mengusahakan agar tugasnya dapat terselesaikan dengan optimal) dalam menyelesaikan tugas-tugasnya guna mencapai tujuan.
- Membangun kekuatan keuangan
Dana merupakan masalah yang vital bagi tiap organisasi.
Sumber pendanaan dapat diusahakan dari : sekolah/BP3, iuran/infaq anggota, donatur, usaha pencarian dana, sponsorship, kas organisasi
- Perlu adanya jalur informasi dan komunikasi intern
Kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)
- Sistem pengarsipan yang baik
Agar evaluasi dan monitoring serta pembelajaran bagi angkatan selanjutnya dapat berjalan dengan efisien.
- Monitoring situasi
Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.
- Kontrol, evaluasi dan disiplin
Akan sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Maka evaluasi berkala akan sangat bermanfaat untuk segera menyelesaikan masalah-masalah tersebut.
Pemantauan ghirah (semangat) panitia juga sangat penting. Jika ghirah panitia menurun, maka harus segera diantisipasi.
- Kebersamaan
Setiap panitia bertanggung jawab juga terhadap keberhasilan tugas panitia yang lain
1.b.iv. Urutan Kerja Kepanitiaan IV : PELAKSANAAN KEGIATAN
Beberapa hal umum yang mungkin perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan
- Technical Meeting
Point-point standar yang dibahas pada technical meeting :
- Urutan acara/aktivitas
- Tanggung jawab setiap individu di tiap acara
- Plan A / Plan B
- Pembangkitan semangat intern
- Evaluasi harian/session
Dilakukan jika pelaksanaan lebih dari satu hari/session agar pada hari/session selanjutnya tidak dilakukan kesalahan yang sama.
1.b.v. Urutan Kerja Kepanitiaan V : EVALUASI
Inti yang dilakukan sewaktu evaluasi :
· Sempurnakan aktivitas-aktivitas yang bermanfaat dan “berhasil”
· Kaji dan cari penyebab aktivitas-aktivitas yang “gagal”
· Temukan & hilangkan aktivitas-aktivitas yang tidak bermanfaat
Rujukan
- Manajemen Proses Latihan, Dewan Materi PKR IV, 2000
- Wawasan Beorganisasi, LKO SMP , 2000
- Menuju ROHANI yang Ideal, Super-LKO ROHANI, 2000
- Smart Organization Skill, Dewan Materi PKR IX, 2001
- Strategi Eliminasi Budaya Pergaulan Bebas, Zina Mata dan Budaya Berpakaian Ketat, Dokumen Ekstern ROHANI, 2001
- Visi ROHANI-554, Konsolidasi ROHANI, 2001
- Tips-tips Brainstorming, Training Kreatifitas ROHANI, 2001
- Teknik Kepanitiaan, Dewan Materi PKR XI, 2002
0 komentar:
Posting Komentar